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Vorbemerkung

Der Kleinunternehmer neigt zu einfachen Lösungen beim Lohn:

- 12 gleiche Gehälter ohne Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Letztere sind möglich, aber nicht zu empfehlen! Es kostet pro Jahr ca. 150% Stunden bei sonst unveränderlicher Personalbuchhaltung extra, also 250% des Zeitaufwands bei Verzicht. Grund: Daueraufträge sind zu unterbrechen, Meldungen zu ändern, und das nicht nur einmal, sondern viermal, nämlich zweimal hin und zurück. Also 5 Meldungen statt (im Normalfall) einer.
- eine einzige (Dauer)-Meldung bei der Sozialversicherung pro Jahr (falls ohne Änderung)
- Dauerauftrag des gesamten Personalaufwandblocks zu Beginn des Jahres mit Zahlung am 25. des Monats (falls ohne Änderung)
- praktisch ist es, wenn alle Beschäftigten bei einer Krankenkasse sind. Dann gibt es seit 2006 auch nur noch einen einzubeziehenden SozV-Träger, da die AG-Sozialabgaben U1 und U2 nicht mehr zentral durch die AOK abgewickelt werden

Checkliste

Oft gab es in den letzten Jahren "Stress", weil manchmal erst um das Jahresende die Folgejahr-Modalitäten auf dem Tisch lagen. Im normalen Unternehmen erledigt ein Lohnprogramm mit automatischen Updates oder gleich der Steuerberater die Arbeit; ist das Unternehmen aber klein, möchte man sich vielleicht die Ausgaben sparen und die Arbeit selbst machen. Sie besteht aus den Schritten in folgender Reihenfolge (evtl. unvollständig oder veraltete Links, dann bitte Bescheid geben):

- Allgemein: SV-Publikationen zu neuen Fristen und Modalitäten lesen; vielleicht auch zu kostenlosen AG-Seminaren gehen und dort Fragen stellen. Als wesentlich neu gilt beispielsweise ab Wechsel 2006/2007, dass für ein Verlassen der gesetzlichen KV die erreichte Bemessungsgrenze an 3 Jahreswechseln hintereinander vorgelegen haben muss, statt wie bisher, wo sie nur erreicht worden sein musste.
- Änderungen beim AN (Adresse, Bank, jedoch insb. Lohnsteuerklasse oder Kinder) nachprüfen
- Alte Lohnabrechnungen zum Vergleich parat haben!
- Brutto-Monatslohnfestlegung oder -vereinbarung für AN treffen
- Berücksichtigung etwaiger vermögensbildender Leistungen
- Ermittlung von Lohn-, -kirchensteuer und Solidaritätszuschlag: http://www.abgabenrechner.de/; am besten kontrollieren mit http://www.n-heydorn.de oder http://www.gehalt24.de/index.html. Schon wegen möglicher Fehleingaben so besser doppelt prüfen, bis Übereinstimmung vorliegt
- regionale Sonderabgaben bei der Lohnsteuer beachten (etwa in Bremen: http://www.arbeitnehmerkammer.de)
- Einarbeiten der neuen Beitragstabelle der involvierten Krankenkassen, aus dem Internet oder direkt zugesandt:
   KV ist seit Mitte 2005 asymmetrisch (+0,9% beim AN, also 2007 bei 13,2% Beispiels-Beitragssatz 6,6% AG und 7,5% AN) 
   PV ebenso (+0,25% beim kinderlosen AN, also 2007 bei unverändert 1,7% Beitragssatz 0,85% AG und 1,1% AN))
   RV und AV ändern sich auch (nicht immer), sind aber bislang noch paritätisch
   U1 und U2 schwanken zunächst stark - bei mir wurden sie 2007 gegenüber 2006 mehr als halbiert
- Achtung: Abweichende (ermäßigte) U1-Sätze müssen jedes Mal neu beantragt werden, oft schon bis zum 31.12. des Altjahres für das Folgejahr! Das habe ich aus AOK-Zeiten so nicht in Erinnerung und gilt zumindest für unsere Krankenkasse so. Die schriftliche Ankündigung war hier ein wenig unklar, so dass ich es mir telefonisch bestätigen ließ.
- Lohnsteuerbescheinigungen für das Vorjahr mit dem Elster-Programm elektronisch durchführen (pünktlich, denn die elektronische Quittung kann einige Tage brauchen), ausdrucken und dem AN zusenden - je nach FA wird eine zusätzliche Abgabe durch den AN gewünscht (statt früherer Karton-Lohnsteuerbescheinigung)
- Daueraufträge für Nettozahlungen und vwL (pro AN), Steuer, SozV (pro Krankenkasse) ändern, am besten am 25. des Monats zahlen
- https://www.gkvnet-ag.de/svnet-online/: SozV-Meldung (Dauermeldung möglich)
- Berufsgenossenschaftsmeldung durchführen (die Jahresstunden kann man aus der Datei entnehmen); Deadline ist meist Ende Januar, das Prozedere seit 2006 mittlerweile online möglich. Achtung: Der geschützte Zugang benötigt Vorlaufzeit durch postalisch versandte Zugangsdaten; daher besser schon im November anfordern.
- Jahresmeldung über die einzelnen Bruttojahresgehälter an die SozV für RV-Zwecke vornehmen
- mit dem Elster-Programm oder Elster-Online https://www.elster.de/eon_home.php Lohnsteueranmeldungen durchführen (leider ist dies ausnahmslos monatlich nötig; ich melde daher immer bis zum 10. des geraden Monats für Vor- und lfd. Monat, also nur 6mal statt 12mal)
- Lohnabrechnungen ausdrucken und dem AN zusenden. Der braucht sie für allerlei Zwecke aktuell (ich bündle sie per Quartal, 3 DIN-A4-Bögen = Standardporto; es sei denn, es ist eilig). Evtl. Datenschutzanforderungen beim Versand beachten (innen geschwärzter Briefumschlag?).
- vor jedem Monat (wenn bei unveränderter Beschäftigung eigentlich nur LStA nötig sind) rekapitulieren, ob es Fluktuation gab, die Änderungsmeldungen auch bei der SozV nach sich zieht.

Vor der Lohnsteuerprüfung und Sozialabgabenprüfung braucht man keine Angst zu haben, wenn man gewillt ist, alles vorschriftgemäß zu erledigen; Fehler passieren mal und werden einfach korrigiert durch Nachzahlung oder Erstattung. Beides wird übrigens meist im 4-Jahresabstand lückenlos geprüft. Gut ist es, wenn man selbst die Plausibilität der Lohnabrechnungen bei jedem Wechsel und für jede Änderung einzeln prüft (bei 12 gleichen Monaten ist das nur einmal nötig): "Warum bekomme ich 2007 bei gleichem Lohn 0,64% netto mehr?"

Die Datei

Achtung: Im AG-Teil (unerheblich für die Lohnabrechnung des AN) war versehentlich ein falsches Vorzeichen (KV). Korrigiert seit 22.12.06 um 18:10 MEZ

Jeder darf die Anwendung (von mir in Excel 2000 erstellt) kostenlos verwenden, kostenlos weitergeben und auch inhaltlich verändern. Ein Feedback (auch über die persönlichen Auswirkungen durch ihren Einsatz) wäre nett; ich würde mich sehr freuen! Die Datei ist einfach gehalten: Die Daten liegen vollkommen "flat" vor, also Stamm- und Bewegungsdaten in einer einzigen Tabelle ("Redundanz ist hier egal"). Der Grund dafür ist neben inhaltlicher Einfachheit, dass die enthaltenen Stammdaten auch rückwirkend nachvollziehbar bleiben sollten. Die Daten werden über =INDEX() in die Abrechnung geladen; Nullwerte werden nicht ausgewiesen (also auch nicht als Zeile). Mit (Umschalt)-Strg-N geht es einen Datensatz vor (und zurück). Mit Strg-B wechselt man zwischen Lohnabrechnungs- und Controllingansicht; letztere rechnet die Stundenkosten des Mitarbeiters anhand pauschaler Annahmen hoch (ohne Kosten des Arbeitsplatzes und Leerlauf), so dass man den Netto-, Brutto- und Vollkostenstundenlohn vergleichen kann. Die Anwendung ist mehrfirmenfähig. Die enthaltenen Makros dienen nur der Navigation. Ich habe sie für den eigenen Bedarf erstellt, da ich die freundliche kostenlose Mitverwaltung unserer Daten durch eine Fremdfirma nicht mehr in Anspruch nehmen wollte - nach einiger Zeit habe ich es mir halt auch selbst zugetraut.